Les emails (ou courriers électroniques) représentent plus de 90 % des communications professionnelles. Ces communications contiennent des données commerciales précieuses telles que des contrats, des bons de commande, des factures, des présentations, etc. En raison de la sensibilité et de la valeur de ce contenu, les entreprises doivent adoptées de nombreuses réglementations.
Par ailleurs, les entreprises sont également confrontées à d'autres défis informatiques en raison de la croissance des données de messagerie. Les services informatiques s'efforcent de répondre aux besoins de stockage sans cesse croissants tout en maintenant leurs serveurs de messagerie dans des conditions optimales. La solution qui se présente est tout simple : l'archivage de mails. Mais quel outil choisir ? Et pourquoi ?
En Suisse, il existe de nombreuses motivations pour mettre en œuvre une solution d'archivage des messages électroniques. Les principales sont les suivantes : conformité réglementaire, cas de litiges, préservation des données et protection de la propriété intellectuelle, optimisation du serveur de messagerie et du stockage, sauvegarde des serveurs de messagerie et reprise après sinistre
et finalement la surveillance du contenu des communications par courrier électronique.
Bien que Microsoft ait fait un bon premier pas vers la mise en œuvre de l'archivage pour Exchange Server, le géant doit davantage affiner ses fonctionnalités afin d'exécuter l'archivage en bonne et due forme. Le contrôle revient à l'utilisateur final pour certaines des fonctionnalités, ce qui est un gros défaut dans la mise en œuvre de l'archivage d'un point de vue réglementaire.
Les utilisateurs sont responsables de la gestion de leurs propres besoins d'archivage en déplaçant le courrier électronique de la boîte aux lettres principale vers l'archive personnelle. Or, c'est à l'entreprise de prendre les décisions relatives à la politique d'archivage. En aucun cas, l'utilisateur final ne doit faire des décisions concernant les courriels à archiver et ceux à supprimer. Tout d'abord, car les utilisateurs doivent faire preuve de discernement pour chaque courriel, ce qui prend du temps. Deuxièmement, ils risquent de supprimer des courriels qui devraient être sauvegardés. Cela va à l'encontre de l'objectif de l'archivage.
Sur Microsoft Exchange, les utilisateurs définissent eux-mêmes les règles de rétention. Au fur et à mesure que les messages passent de la messagerie principale à l'archive personnelle, différentes règles peuvent s'appliquer, par exemple déplacer les messages après 90 jours, déplacer les messages vers un sous-dossier de l'archive personnelle après 180 jours ou déplacer les messages d'un sous-dossier vers les éléments supprimés après 180 jours. Là encore, lorsqu'il s'agit d'archivage de mails, l'entreprise se doit d'élaborer les politiques de rétention. En fonction des réglementations gouvernementales et sectorielles, une entreprise doit mettre en œuvre une politique de rétention à l'échelle de l'entreprise. Tous les utilisateurs n'ont pas la connaissance ou la compréhension des exigences réglementaires en constante évolution de l'entreprise et ne devraient pas être chargés de décider de la durée de conservation des courriels.
Microsoft Exchange n'a pas été conçu pour l'archivage. Ses capacités de stockage de grandes quantités de données et les retrouver rapidement sont de ce fait assez limitées. N'utilisant ps des technologies d'instance unique, de compression et de déduplication, l'archivage de Microsoft ne permet en aucun cas de minimiser ni d'optimiser l'utilisation du disque. Résultat ? Vos disques locaux sont surchargés et vous ne savez où donner de la tête pour conserver les courriels importants.
Vous l'aurez compris, Microsoft propose un large éventail de services puissants Microsoft 365, mais une sauvegarde complète de vos données 365 n’en fait pas partie. En choisissant une solution de sauvegarde 365 d’EVOK, vous protégez votre Microsoft 365 contre les dommages, ce qui permet de récupérer rapidement les données supprimées data.
Grâce à la récupération des données rapide et efficace, les utilisateurs peuvent facilement rétablir leurs données. Une copie des données est sauvegardée localement sur un disque dur NAS ou USB.
Nos solutions sont extensibles selon vos besoins, grâce à l’utilisation de stockage de données sur des clusters de SAN Hitachi.
Pour renforcer encore votre protection, la sauvegarde en ligne EVOK crypte toutes les données à l’aide d’une technologie de cryptage de type AES 256 bits, rendant ainsi vos données illisibles tout au long du processus de sauvegarde. Vous êtes le seul à connaître la clé de cryptage permettant de rendre vos documents lisibles.
L'objectif premier de la solution d'archivage est la conservation des courriels. La norme d'or pour le stockage d'un courrier électronique est qu'il soit autorisé par un tribunal. Grâce à un stockage 100% en Suisse, nous vous garantissons une solution d'archivage de mails qui passera avec succès tout audit industriel et sera conforme aux réglementations.
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