Remote Support : TeamViewer
TeamViewer is a compact module that runs on your computer and allows EVOK technical services to provide remote technical assistance
L'archivage des e-mails est une pratique essentielle pour de nombreuses entreprises et professionnels, car les e-mails sont souvent une source importante d'informations et de communication. Cependant, il est important de suivre les meilleures pratiques pour assurer un archivage efficace et sécurisé. Dans cet article, nous vous présenterons les 10 meilleures pratiques d'archivage d'e-mails que vous devez connaître.
Élaborez une politique d'archivage d'e-mails claire et bien définie pour votre organisation. Cette politique doit préciser les critères de sélection des e-mails à archiver, la durée de conservation, les responsabilités des utilisateurs et les procédures à suivre.
Investissez dans des outils d'archivage d'e-mails fiables et sécurisés. Ces outils vous permettent de gérer facilement et efficacement les archives, de rechercher des e-mails spécifiques et de garantir la conformité aux réglementations en matière de conservation des données.
Adoptez une structure de classification cohérente pour vos archives d'e-mails. Utilisez des dossiers et des sous-dossiers clairement nommés pour classer les e-mails en fonction de leur sujet, de leur date ou de tout autre critère pertinent. Cela facilitera la recherche et la récupération ultérieures.
Utilisez des solutions d'archivage d'e-mails automatisées pour simplifier le processus. Ces outils peuvent être configurés pour archiver automatiquement les e-mails selon les paramètres prédéfinis, ce qui réduit le risque d'omissions ou d'erreurs humaines.
Informez vous sur les réglementations de conservation des données spécifiques à votre secteur d'activité et assurez vous de les respecter lors de l'archivage des e-mails.
N'oubliez pas d'effectuer régulièrement des sauvegardes de vos archives d'e-mails. Les sauvegardes vous protègent contre la perte de données en cas de défaillance du système ou d'incident majeur.
Sensibilisez vos utilisateurs aux bonnes pratiques d'archivage d'e-mails. Fournissez des formations et des ressources pour les aider à comprendre l'importance de l'archivage, les politiques à suivre et les méthodes de recherche efficaces.
Encouragez vos utilisateurs à éviter d'envoyer des pièces jointes volumineuses par e-mail. Ces fichiers peuvent encombrer les archives et augmenter les besoins de stockage.
Assurez-vous que vos archives d'e-mails sont sécurisées en mettant en place des mesures de sécurité appropriées.
Enfin, n'oubliez pas de réviser et de mettre à jour régulièrement votre politique d'archivage d'e-mails pour tenir compte des évolutions technologiques, des réglementations en vigueur et des besoins spécifiques de votre organisation.
N’hésitez pas à nous contacter
En suivant ces 10 meilleures pratiques d'archivage d'e-mails, vous pouvez garantir une gestion efficace, sécurisée et conforme de vos archives. L'archivage d'e-mails devient ainsi une tâche plus facile, permettant à votre organisation de gérer efficacement les informations et de répondre aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation des données.
Les emails (ou courriers électroniques) représentent plus de 90 % des communications professionnelles. Ces communications contiennent des données commerciales précieuses telles que des contrats, des bons de commande, des factures, des présentations, etc. En raison de la sensibilité et de la valeur de ce contenu, les entreprises doivent adoptées de nombreuses réglementations.
Par ailleurs, les entreprises sont également confrontées à d'autres défis informatiques en raison de la croissance des données de messagerie. Les services informatiques s'efforcent de répondre aux besoins de stockage sans cesse croissants tout en maintenant leurs serveurs de messagerie dans des conditions optimales. La solution qui se présente est tout simple : l'archivage de mails. Mais quel outil choisir ? Et pourquoi ?
En Suisse, il existe de nombreuses motivations pour mettre en œuvre une solution d'archivage des messages électroniques. Les principales sont les suivantes : conformité réglementaire, cas de litiges, préservation des données et protection de la propriété intellectuelle, optimisation du serveur de messagerie et du stockage, sauvegarde des serveurs de messagerie et reprise après sinistre
et finalement la surveillance du contenu des communications par courrier électronique.
Bien que Microsoft ait fait un bon premier pas vers la mise en œuvre de l'archivage pour Exchange Server, le géant doit davantage affiner ses fonctionnalités afin d'exécuter l'archivage en bonne et due forme. Le contrôle revient à l'utilisateur final pour certaines des fonctionnalités, ce qui est un gros défaut dans la mise en œuvre de l'archivage d'un point de vue réglementaire.
Les utilisateurs sont responsables de la gestion de leurs propres besoins d'archivage en déplaçant le courrier électronique de la boîte aux lettres principale vers l'archive personnelle. Or, c'est à l'entreprise de prendre les décisions relatives à la politique d'archivage. En aucun cas, l'utilisateur final ne doit faire des décisions concernant les courriels à archiver et ceux à supprimer. Tout d'abord, car les utilisateurs doivent faire preuve de discernement pour chaque courriel, ce qui prend du temps. Deuxièmement, ils risquent de supprimer des courriels qui devraient être sauvegardés. Cela va à l'encontre de l'objectif de l'archivage.
Sur Microsoft Exchange, les utilisateurs définissent eux-mêmes les règles de rétention. Au fur et à mesure que les messages passent de la messagerie principale à l'archive personnelle, différentes règles peuvent s'appliquer, par exemple déplacer les messages après 90 jours, déplacer les messages vers un sous-dossier de l'archive personnelle après 180 jours ou déplacer les messages d'un sous-dossier vers les éléments supprimés après 180 jours. Là encore, lorsqu'il s'agit d'archivage de mails, l'entreprise se doit d'élaborer les politiques de rétention. En fonction des réglementations gouvernementales et sectorielles, une entreprise doit mettre en œuvre une politique de rétention à l'échelle de l'entreprise. Tous les utilisateurs n'ont pas la connaissance ou la compréhension des exigences réglementaires en constante évolution de l'entreprise et ne devraient pas être chargés de décider de la durée de conservation des courriels.
Microsoft Exchange n'a pas été conçu pour l'archivage. Ses capacités de stockage de grandes quantités de données et les retrouver rapidement sont de ce fait assez limitées. N'utilisant ps des technologies d'instance unique, de compression et de déduplication, l'archivage de Microsoft ne permet en aucun cas de minimiser ni d'optimiser l'utilisation du disque. Résultat ? Vos disques locaux sont surchargés et vous ne savez où donner de la tête pour conserver les courriels importants.
Vous l'aurez compris, Microsoft propose un large éventail de services puissants Microsoft 365, mais une sauvegarde complète de vos données 365 n’en fait pas partie. En choisissant une solution de sauvegarde 365 d’EVOK, vous protégez votre Microsoft 365 contre les dommages, ce qui permet de récupérer rapidement les données supprimées data.
Grâce à la récupération des données rapide et efficace, les utilisateurs peuvent facilement rétablir leurs données. Une copie des données est sauvegardée localement sur un disque dur NAS ou USB.
Nos solutions sont extensibles selon vos besoins, grâce à l’utilisation de stockage de données sur des clusters de SAN Hitachi.
Pour renforcer encore votre protection, la sauvegarde en ligne EVOK crypte toutes les données à l’aide d’une technologie de cryptage de type AES 256 bits, rendant ainsi vos données illisibles tout au long du processus de sauvegarde. Vous êtes le seul à connaître la clé de cryptage permettant de rendre vos documents lisibles.
L'objectif premier de la solution d'archivage est la conservation des courriels. La norme d'or pour le stockage d'un courrier électronique est qu'il soit autorisé par un tribunal. Grâce à un stockage 100% en Suisse, nous vous garantissons une solution d'archivage de mails qui passera avec succès tout audit industriel et sera conforme aux réglementations.
Malgré la popularité croissante en Suisse des applications de messagerie instantanée et d'autres alternatives de messagerie telles que Salesforce Chatter et Slack, l'e-mail reste le mode de communication privilégié. L'hébergement en cloud n'a pas seulement permis à l'e-mail de rester pertinent, il a également facilité la mise au point de solutions de messagerie hébergée professionnelle adaptés à vos besoins d'hébergement et à votre budget.
Dans cet article de blog, nous allons examiner les différences entre les différents services d'hébergement de messagerie électronique. Ensuite, nous allons vous proposer les meilleures options à considérer pour votre entreprise.
Pour faire simple, un service de messagerie hébergée vous offre un espace serveur pour stocker vos e-mails et vous donne accès au nom de domaine de votre choix. En matière d'hébergement de messagerie, les entreprises suisses ont le choix entre 3 types :
L'auto-hébergement consiste à stocker ses e-mails sur son propre serveur personnel.
Celui-ci permet aux entreprises de garder un plus grand contrôle, mais il est difficile à mettre en place et à maintenir. Pour héberger ses courriels sur place, une entreprise a besoin de quelques composants de base, notamment un agent de transfert de courrier, un agent de livraison de courrier et un serveur IMAP et/ou POP3. L'auto-hébergement est également coûteux. En plus d'exiger un investissement initial important, les serveurs auto-hébergés nécessitent des administrateurs pour effectuer la maintenance de routine. Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, elle devra également acheter des serveurs dédiés supplémentaires afin d'évoluer et de répondre à ses besoins croissants en matière de solution de messagerie hébergée. L'auto-hébergement est plus populaire parmi les entreprises, qui disposent des ressources nécessaires pour gérer et entretenir plusieurs serveurs de messagerie.
L'hébergement partagé désigne le fait de regrouper l'hébergement de sites Web et de courriels.
Cette option est pratique pour les petites et moyennes entreprises (PME) car le fournisseur d'hébergement est responsable de toute la maintenance, l'administration, la gestion et le support du serveur. L'hébergement partagé est également abordable. De nombreux fournisseurs incluent le coût de l'hébergement du courrier électronique dans leurs frais d'abonnement à l'hébergement Web.
L'hébergement tiers est similaire à l'hébergement partagé, à l'exception du fait qu'il n'inclut pas l'hébergement Web. Avec l'hébergement tiers, les fournisseurs d'hébergement de messagerie louent essentiellement leurs serveurs aux entreprises.
Ce type de service de messagerie professionnelle est populaire pour son caractère abordable. Il existe sur le marché de nombreux services de messagerie hébergé gratuits, tels que Zoho Mail et Yandex. Toutefois, ces services d'hébergement gratuits sont généralement très chargés en publicités et n'offrent pas les fonctionnalités étendues d'un service payant. Les services d'hébergement payants sont souvent dotés d'ensembles de fonctionnalités robustes, notamment IMAP/POP3, la prévention des spams, un logiciel antivirus, un nombre illimité d'alias, le stockage en ligne, la sauvegarde des e-mails, etc. Les fournisseurs d'hébergement de messagerie gèrent également leurs propres serveurs, y compris la maintenance et l'administration, afin que leurs clients puissent se concentrer sur leur activité principale.
Il existe plusieurs facteurs clés à prendre en compte pour comparer les fournisseurs et services d'hébergement d'e-mails, à commencer par la sécurité de l’entreprise. Les failles de cyber sécurité sont une réalité à laquelle les fournisseurs d'hébergement partagé, les fournisseurs tiers et ceux qui s'auto-hébergent doivent faire face.
Toutefois, les PME n’ont rien à craindre puisque de nombreux services de messagerie professionnelle sont dotés de fonctions de sécurité intégrées, telles que la recherche de malwares et le chiffrement. Ces fonctions offrent également une puissante protection de la vie privée, pour une plus grande tranquillité d'esprit. Toute PME envisageant un hébergement mutualisé devrait également investir dans un service intégrant des outils anti-hameçonnage, un logiciel antivirus et un pare-feu de protection.
Parmi les autres caractéristiques et qualités clés que les entreprises devraient rechercher chez un fournisseur d'hébergement de messagerie, citons MAP/POP3, les filtres anti-spam, les domaines personnalisés, le stockage des boîtes aux lettres et une assistance 24/7. C’est pour ça qu’il faut envisager d’utiliser Microsoft Exchange.
Microsoft Exchange est un serveur de messagerie électronique 100% compatible IMAP qui offre plusieurs qualités clés que vous devez rechercher chez un fournisseur, notamment les filtres anti-malware et anti-spam, garantie de disponibilité de 99,9 %, capacité de reprise après sinistre, intégration d'Office 365, accès hors ligne, Assistance 24/7 et fonctions d'EDiscovery.
Microsoft Exchange est un serveur de messagerie qui fonctionne sur les systèmes d'exploitation Windows Server. Exchange fonctionne avec des clients de messagerie basés sur le Web comme Microsoft Outlook, qui peut se connecter à des courriels provenant de diverses sources et les gérer. En fait, Outlook est vraiment optimisé pour Exchange et fonctionne mieux que lorsque vous utilisez un compte Exchange.
Le plus souvent utilisé par les entreprises et les établissements universitaires suisses, Microsoft Exchange est une solution hautement évolutive qui peut prendre en charge un très grand nombre d'utilisateurs et qui a été conçue dès le départ pour assurer la synchronisation du courrier électronique entre le serveur et les clients de l'utilisateur final. Exchange fournit non seulement le courrier électronique mais aussi un carnet d'adresses global de contacts, un calendrier, une planification des réunions et une gestion des tâches.
Si vous avez décidé d'utiliser Microsoft Exchange, l'étape suivante consiste à choisir un serveur Hosted Exchange. Hosted Exchange est un service qui fournit une boîte mail Microsoft Exchange et un espace de stockage disponible via un serveur d'un fournisseur tiers.
Le fournisseur de Hosted Exchange gère les données sur un serveur basé sur le cloud, y compris les courriers envoyés et reçus, les contacts et les données de calendrier. Un serveur Exchange peut gérer des dizaines de milliers de comptes et de données de messagerie, ce qui en fait la solution de choix pour de nombreux environnements d'entreprise. Si sa puissance et son espace de stockage sont excessifs pour les besoins personnels de la plupart des particuliers en matière de courrier électronique, il est idéal pour les petites et moyennes entreprises jusqu'à l'entreprise.
Hosted Exchange présente de nombreux avantages tels que les mises à jour logicielles automatiques, la maintenance et le support technique. Il n'y a pas de serveurs physiques et vous pouvez obtenir un service beaucoup plus sûr.
Pour en savoir plus sur Hosted Exchange en Suisse, c’est par ici !
